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2023.12.11

改正電子帳簿保存法とは？何が違うの？

 

改正電子帳簿保存法とは？改正された法律の要点や重要な変更点、企業や個人に及ぼす影響について詳細に解説します。

保存すべき情報の種類や期間、保存形式などの変更についても紹介し、実務上の対応策についても探ります。

1．改正電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、会計帳簿やその根拠となる資料（領収書、請求書　等）を紙媒体ではなく電子データとして保存することを認めた法律です。

1998年に電子帳簿保存法が成立してから何度か改正が行われてきましたが、2022年1月（令和3年）では大きく変更がありました。

多くの企業で経理業務の電子化が進んできています。

納税者の帳簿書類保存の負担を減らすべく成立した電子帳簿保存法ですが、改正によりスキャナ保存や電子保存をすることのハードルが下がる一方で「真実性」を証明するために電子帳簿保存法に関する知識を持たなければいけません。

今まで、相手が指定することをすぐに行わなければいけなかったことにより、見落とすことなくできていたことも、期間が延び、法が緩和されることで自己把握が今以上に必要になる為、改正後の電子帳簿保存法では何が変わったのか、しっかりと確認をしていきましょう。

 

2．電子帳簿保存法改正のポイント

改正電子帳簿保存法のポイントは4つあります。

⓵税務署への事前申請（承認制度）が不要になった

　改正前は、書類を電子データで保存するために所管の税務署へ事前申請および承認が必要でした。

　また、申請書には書類の種類や使用するシステム名、その台数等のさまざまな情報記入が必要でした。

　しかし、改正により税務署への申請・承認、法令に対応する準備等が不要になり、すぐに運用を開始できるようになりました。

 

②タイムスタンプ要件の緩和

　電子帳簿保存法を運用するには「真実性の確保」が必要とされます。

　「そのデータが改ざんされていないということが明らかか」ということです。

　改正前は、タイムスタンプが付与された請求書等を受け取った側もタイムスタンプを3営業日以内に付与する必要がありました。

　しかし、改正後は発行者のタイムスタンプのみで良く、受け取る側が自由に改変できないようにシステムサービス等を利用すればタイムスタンプ自体が無くても認められるようになりました。

　また、タイムスタンプを付与してもらい、適切な方法で保存するまでの期間も3営業日以内から2か月へ延長されました。

 

③適正事務処理要件の緩和

　スキャナ保存で内部統制の一環として不正防止の徹底するために必要だった「社内規程の整備」「相互けん制」「定期的な検査」といった適正事務処理要件が2022年から廃止されました。

　これにより、定期検査で必要であった原本(紙媒体)が不要になり、スキャン後すぐに破棄することができるようになりました。

 

④検索要件の緩和

　改正により検索機能に備えるべき項目は「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3点のみになりました。

　加えて、「日付か金額の範囲指定により検索できる」「2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件で検索できる」の要件を満たしている

又は、「税務署職員による質問検査権に基づく電磁気記録のダウンロードの求めに応じることが出来るようにしていること」のどちらかを満たせば保存が認められます。

　以前は電磁気記録の要件以外は全て満たさなければいけなく、備えるべき項目もたくさんあったため緩和によりとても分かりやすくなりました。

 

3．対応するためにできる事

対応するためにまずは「改正電子帳簿保存法に対応したシステム選び」をしましょう。

国税庁公認のJIIMAにより認証されたシステムを選ぶのも有効かと思いますが、それ以外で選ぶ際は「電子化したデータの可視性の確保」「電子化したデータの真実性の確保」の2点を重点的に考えて選ぶようにしましょう。

 

税務署への事前承認申請が廃止になり緩和された反面、罰則規定の強化が行われています。

青色申告の承認の取り消しや追徴課税・推計課税が科される、データの改ざん・隠ぺい等があった場合は重加算税に加えさらに10％ペナルティーが付くなどとても厳しくなっています。

知らないうちに規則を破ってしまうことが無いよう、改正内容を今一度確認しましょう。

 

4．まとめ

電子帳簿保存法の改正により、緩和されているところや省略できるようになりスムーズにできるところができた反面、罰則規定の強化や自身の管理体制をより整えていかなければいけないため、今まで以上にどういう法律なのか理解していかなければいけません。

ですが、電子帳簿保存法を導入すれば書類の保管コスト・スペースの削減、業務の効率化などメリットは大きいと言えます。

さらに自社の制度の見直し、再把握ができるため今まで以上に情報管理の向上が見込めます。

 

弊社では、お客様のニーズに寄り添った経理代行を行っております。

電子帳簿保存法の対応や業務の効率化について一緒に考えていきませんか？

 

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経理代行ページ：https://www.keiri-chuo.com/page-69/

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