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2024.09.23

【経理がつらい方へ】経理業務を改善する方法を解説

経理業務がつらいと感じている方へ。

経理代行サービスの活用や業務の効率化方法を解説します。仕訳や振込、財務管理の負担を軽減し、コア業務に集中するためのヒントをご紹介します。

経理がつらい原因とは？よくある悩みを解説

経理は企業の財務情報を正確に管理し、報告する重要な役割を担っているため、さまざまなプレッシャーや課題が伴います。

1. ①業務量の多さと締め切りのプレッシャー

   • 経理業務には月次や年次の決算作業があり、それぞれに厳しい締め切りがあります。締め切りが近づくと膨大なデータの処理や書類の作成が必要で、残業が増えることも多いです。特に月末や年度末には、業務が集中するため、仕事量が一気に増えることがストレスになります。

2. ②ミスが許されないプレッシャー

   • 経理の仕事では、数字やデータの正確性が極めて重要です。小さなミスが大きな問題につながることがあり、責任の重さを感じることが多いです。間違いが発生すると、修正作業に時間がかかり、他の業務にも影響が及ぶ可能性があります。

3. ③複雑なルールや規制の理解

   • 税務や会計に関する法律や規制は頻繁に変更されるため、それに対応するためには常に最新の情報をキャッチアップする必要があります。また、会社の規模や業種によって適用されるルールも異なるため、それぞれに合わせた対応が求められます。

4. ④社内外からの要求に対応する必要がある

   • 経理は他部署や外部の取引先など、さまざまな関係者と連携する必要があります。それぞれの要求や質問に迅速かつ正確に対応することが求められ、時にはそれがプレッシャーやストレスになることもあります。

5. ⑤業務の単調さと変化の少なさ

   • 日々の経理業務には、データ入力や帳簿のチェックといったルーチンワークが多く含まれます。これらの作業は単調で変化が少ないため、モチベーションの維持が難しいと感じることがあります。また、業務内容が固定化されることで成長の機会が少ないと感じる人もいます。

6. ⑥コミュニケーションの難しさ

   • 経理担当者は他部署の人々と財務に関する情報を共有し、場合によっては不明確な点を確認する必要があります。専門用語が多く使われるため、経理の知識がない人に説明する際に誤解を招くこともあります。

7. ⑦システムやツールの不具合

   • 経理の業務では専用のソフトウェアやツールを使用しますが、これらのシステムが不安定な場合、作業が停滞したり、ミスが発生しやすくなったりします。ツールの操作に慣れていない場合も効率が落ち、ストレスの原因になります。

経理業務を改善する方法：効率化のための具体的なステップ

経理業務の効率化は、時間の節約、ミスの減少、従業員のストレス軽減など、多くのメリットをもたらします。以下の方法を取り入れることで、経理業務を大幅に改善することができます。

1. ①クラウド会計ソフトウェアの導入

   • クラウドベースの会計ソフトウェアを導入することで、データの自動同期、レポートの自動生成、リアルタイムでの情報共有が可能になります。これにより、手動入力の手間が減り、ミスの削減につながります。また、どこからでもアクセスできるため、リモートワークにも対応しやすくなります。

2. ②定型業務の自動化

   • 経理業務には、毎月の仕訳入力や請求書の発行などのルーチン作業が多く含まれています。これらの作業は自動化することで大幅に時間を短縮できます。例えば、ルールベースの自動仕訳設定や、定期的な取引の自動登録機能を活用することで、手作業の負担を減らします。

3. ③ペーパーレス化とデジタル化の推進

   • 紙の書類管理からデジタル管理に移行することで、検索・管理の効率が向上します。領収書や請求書をスキャンしてデジタルデータとして保存し、クラウド上で共有・管理することで、情報の可視性が向上し、紛失のリスクも減少します。

4. ④ワークフローの見直しと標準化

   • 経理業務のプロセスを見直し、標準化することで、全体の流れをスムーズにします。具体的には、業務手順書の作成、責任の明確化、チェックリストの導入などが効果的です。これにより、業務の流れを把握しやすくし、引き継ぎや新人教育も効率化されます。

5. ⑤データの一元管理

   • 取引データや財務情報を一元管理することで、必要な情報へのアクセスが迅速になります。複数のシステムやスプレッドシートを使うのではなく、一つのプラットフォームでデータを管理することで、情報の整合性を保ちやすくなります。

6. ⑥従業員のトレーニングとスキルアップ

   • 経理担当者のスキルアップは、業務効率化に直結します。最新の会計ソフトの使い方や税務・会計に関する知識を継続的に学ぶ機会を提供することで、より効率的な業務遂行が可能になります。オンライン研修や外部セミナーを利用するのも有効です。
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8. ⑦コミュニケーションの効率化

   • 経理部門内および他部署とのコミュニケーションを円滑にするために、コミュニケーションツールを活用します。これにより、メールのやり取りの削減や情報共有の迅速化が図れます。

9. ⑧外部専門家の活用

   • 税務申告や法改正への対応が難しい場合、外部の税理士や会計士の助けを借りることで、専門的なアドバイスを得られ、効率的に対応することができます。特に中小企業では、全てを内部で対応するよりもコストパフォーマンスが高い場合があります。

経理代行サービスの活用で負担を軽減しよう

経理代行サービスは、企業の経理業務を外部の専門家に委託することで、業務効率を向上させ、内部のリソースをより戦略的な業務に集中させることができるソリューションです。以下のような具体的なメリットがあります。

1. ①業務負担の軽減

   • 日々の記帳や仕訳入力、請求書発行、給与計算、決算業務など、時間と手間のかかる作業を代行業者に任せることで、社内の経理担当者の業務負担を大幅に減らすことができます。これにより、担当者はより重要な業務や戦略的な仕事に集中することが可能になります。

2. ②専門知識の活用

   • 経理代行サービスを利用すると、会計や税務の専門家によるサポートを受けることができます。特に税制や会計基準が頻繁に変わる場合でも、最新の情報に基づいた適切な処理を行ってくれます。また、難解な税務問題や複雑な会計処理も専門家が対応してくれるため、内部での知識不足を補えます。

3. ③コスト削減

   • 経理担当者を新たに雇用する場合の人件費や教育コストを考慮すると、経理代行サービスを利用する方がコストを抑えられることがあります。特に中小企業では、内部でフルタイムの経理担当者を抱えるよりも、経理代行サービスの方がコスト効率が良い場合があります。

4. ④ミスや不正のリスク軽減

   • 経理代行サービスの専門家は、正確で効率的な業務遂行に慣れているため、ヒューマンエラーの発生率が低くなります。また、外部の第三者が関与することで、不正のリスクを減らすこともできます。内部統制が強化され、経理処理の透明性も向上します。

5. ⑤スピーディーな対応

   • 経理代行業者は、効率的なワークフローと最新のテクノロジーを駆使して業務を行うため、処理スピードが速いです。これにより、月次決算や年次決算の締めが迅速に行えるだけでなく、突発的な業務にも柔軟に対応してくれます。

6. ⑥経営情報の可視化と分析

   • 経理代行サービスは、経理業務のデータをもとに経営分析のサポートを提供することもあります。適切な財務報告書の作成や、経営改善のアドバイスを受けることができるため、経営判断の質が向上します。

7. ⑦人材の確保や教育の手間が省ける

   • 経理担当者の採用や教育にかかる手間や時間を削減できます。特に経理担当者が退職した際の引き継ぎ問題や、人材不足のリスクを避けることができます。

8. ⑧柔軟な対応が可能

   • 経理代行サービスは、企業の規模やニーズに応じて、必要な範囲の業務だけをカスタマイズして依頼することが可能です。部分的な業務（例えば、給与計算のみ）から、全面的な経理業務のアウトソーシングまで、柔軟な選択が可能です。

成功事例から学ぶ：経理改善で業務効率が上がるポイント

業務効率が上がる具体的なポイントと、経理改善の成功事例を紹介します。これらの改善ポイントを活用することで、より効果的な経理業務の運営が可能になります。

1. ①クラウド会計システムの導入

   • クラウドベースの会計システムは、リアルタイムでのデータ共有と自動仕訳機能を提供し、手入力作業の削減とミスの軽減を図ります。複数の従業員が同時にアクセスできるため、業務のスピードが向上し、リモートワーク環境でも効率的に作業が進められます。

2. ②経費精算の自動化

   • 経費精算のプロセスをデジタル化・自動化することで、経費申請・承認のスピードが大幅に向上します。経費精算システムを利用することで、領収書の撮影・アップロードによる自動仕訳や、不正経費のチェックが自動化され、管理の手間が減少します。

3. ③ペーパーレス化とワークフローのデジタル化

   • 経理書類を電子化し、デジタルプラットフォーム上で管理することで、書類の検索・整理が容易になります。電子署名や電子証明書の活用により、紙ベースの書類を削減し、承認フローも迅速化されます。

4. ④RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入

   • 定型的なルーチンワークをRPAツールで自動化することにより、業務のスピードと正確性が向上します。特に、毎月の仕訳入力やデータの照合などの繰り返し作業を自動化することで、経理担当者の負担を大幅に軽減できます。

5. ⑤プロセスの標準化とマニュアルの整備

   • 経理業務の各プロセスを標準化し、詳細な手順書やマニュアルを作成することで、業務の一貫性が確保されます。これにより、新人教育が効率化され、業務の属人化を防ぐことができます。また、業務フローの可視化により、問題点の早期発見と改善が容易になります。

6. ⑥定期的な業務の見直しと改善

   • 定期的に業務プロセスを見直し、無駄を排除することで、効率化を図ります。例えば、月次決算の短縮を目指して、締め日を見直したり、各担当者の役割を再分配することが考えられます。

7. ⑦データの一元管理とリアルタイム分析

   • 経理データを一元管理し、ダッシュボードを利用してリアルタイムで分析できるようにすることで、経営判断のスピードと精度が向上します。これにより、財務の健全性を常にモニタリングし、迅速な対応が可能になります。
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経理改善の成功事例

【合同会社浜名湖リゾート様】

⇒　経理人材が安定せず、業務をアウトソーシングされました。

まとめ

経理業務の効率化は、クラウドツールの活用、自動化、ペーパーレス化、プロセスの標準化など多様な手法を組み合わせることで実現できます。

これにより、業務負担の軽減、コスト削減、正確性の向上を図り、企業の競争力を高めることが可能です。

成功事例を参考に、自社の課題に応じた適切な改善策を導入することが重要です。

弊社では、無料相談も受け付けておりますので、ご気軽にご相談ください。

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